POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU ORAZ APLIKACJI MOBILNEJ rentadmin.pl

1. Wprowadzenie i Role w Przetwarzaniu Danych

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez spółkę PPH i U Meteor Sp. z o.o. (zwaną dalej „Operatorem” lub „rentadmin”) w ramach świadczenia usług za pośrednictwem Serwisu rentadmin.pl (dostępnego pod adresem https://rentadmin.pl/) oraz aplikacji mobilnej rentadmin (dostępnej w sklepach Google Play i App Store) – zwanych dalej łącznie „Usługami”.

1.1. Rozróżnienie Ról ADO i Procesora (RODO)

W kontekście świadczonych Usług Operator pełni różne role w zależności od kategorii przetwarzanych danych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO):

Dane Użytkownika (rejestracja, kontakt, płatności za Usługi rentadmin): W odniesieniu do tych danych, rentadmin jest Administratorem Danych Osobowych (ADO). Osobą, której dane dotyczą, jesteś Ty, jako Użytkownik. Przetwarzanie tych danych jest regulowane niniejszą Polityką.
Dane Najemców/Klientów Użytkownika (dane wprowadzone przez Użytkownika do zarządzania najmem): W odniesieniu do tych danych, Ty, jako Użytkownik, jesteś Administratorem Danych Osobowych (ADO), ponieważ to Ty ustalasz cele i sposoby ich wykorzystania. rentadmin pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego (Procesora), a przetwarzanie jest regulowane Umową Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (UPPDO), stanowiącą integralną część Regulaminu Usług.

1.2. Administrator Danych Osobowych (w zakresie Danych Użytkownika)

Administratorem Twoich danych rejestracyjnych i rozliczeniowych jest:

PPH i U Meteor Sp. z o.o.
ul. Malczewskiego 47A 30-207 Kraków Polska
poczta@rentadmin.pl

2. Przetwarzanie Danych Użytkownika (rentadmin jako ADO)

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale jest niezbędne do korzystania z określonych funkcji Usług (np. założenia konta, kontaktu).

2.1. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane, których Administratorem jest rentadmin, są przetwarzane w następujących celach:

Świadczenie usług i utrzymanie konta Użytkownika: Przetwarzamy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, dane kontaktowe oraz identyfikatory kont/urządzeń. Podstawą prawną jest Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Dane są przechowywane do momentu rozwiązania umowy (usunięcia konta) lub zakończenia świadczenia usługi.
Obsługa procesu płatności i obowiązki prawne: Przetwarzamy Twoje dane teleadresowe i informacje o płatnościach. Podstawą prawną jest Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego – przepisy podatkowe i rachunkowe), a także Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa (np. 5 lat dla dokumentacji księgowej).
Kontakt i obsługa zapytań: Przetwarzamy Twoje imię, adres e-mail, numer telefonu (jeśli podano) oraz treść korespondencji. Podstawą prawną jest Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – komunikacja z użytkownikami). Dane są przechowywane przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń.
Marketing bezpośredni produktów własnych (Newsletter): Przetwarzamy Twój adres e-mail (w przypadku wyrażenia zgody). Podstawą prawną jest Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą). Dane są przechowywane do momentu wycofania zgody.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: Przetwarzamy dane niezbędne do ochrony praw Administratora. Podstawą prawną jest Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). Dane są przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń.

3. Przetwarzanie Danych Najemców (rentadmin jako Procesor)

3.1. Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (UPPDO)

W zakresie danych osobowych wprowadzanych przez Użytkownika do systemu (np. dane najemców, kontrahentów), rentadmin działa wyłącznie jako Podmiot Przetwarzający (Procesor). Świadczenie Usług rentadmin w tym zakresie jest regulowane przez Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (UPPDO), która stanowi integralną część Regulaminu Usług (Terms of Use) i jest akceptowana przez Użytkownika z chwilą rejestracji.

3.2. Obowiązki Użytkownika (ADO)

Jako Administrator Danych Osobowych, Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność prawną za:

Posiadanie ważnej podstawy prawnej (np. umowa najmu, zgoda) do przetwarzania danych Najemców.
Wypełnienie obowiązku informacyjnego (Art. 13 i 14 RODO) wobec osób, których dane wprowadza do systemu.
Zapewnienie poprawności i aktualności wprowadzanych danych.

4. Odbiorcy Danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Podmioty przetwarzające (Procesorzy/Podprocesorzy): Są to firmy świadczące usługi informatyczne (hosting, obsługa techniczna, systemy analityczne), dostawcy usług księgowych, prawnych oraz dostawcy usług płatności. W odniesieniu do Danych Najemców, Procesor (rentadmin) korzysta z usług Podprocesorów wyłącznie na zasadach określonych w UPPDO.
Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa: Organy państwowe, sądowe lub inne podmioty, uprawnione do żądania dostępu do danych na mocy obowiązujących przepisów.

5. Polityka Cookies i Technologie Śledzenia w Aplikacjach

Serwis rentadmin.pl używa plików cookies. Ponadto, w ramach Usług stosujemy technologie analityczne i śledzące zarówno w Serwisie (www), jak i w Aplikacji mobilnej.

5.1. Cookies w Serwisie (WWW)

Wykorzystujemy cookies (ciasteczka) w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, utrzymania sesji Użytkownika, zapamiętania preferencji oraz analizy ruchu i marketingu (za zgodą Użytkownika). Użytkownik ma możliwość określenia warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

5.2. Technologie w Aplikacji Mobilnej

W Aplikacji mobilnej do celów analitycznych, statystycznych i technicznego działania aplikacji wykorzystujemy: Identyfikatory urządzeń mobilnych, Lokalne dane i cache oraz Narzędzia analityczne (np. Google Firebase) do mierzenia sposobu korzystania z aplikacji i wykrywania błędów.

5.3. Uprawnienia Aplikacji Mobilnej

Aplikacja mobilna może wymagać dostępu do określonych uprawnień Twojego urządzenia (np. dostęp do pamięci zewnętrznej w celu zapisywania dokumentów). O zgodę na udzielenie tych uprawnień zostaniesz poproszony przez system operacyjny Twojego urządzenia. Masz prawo wycofać te uprawnienia w ustawieniach urządzenia.

6. Prawa Użytkownika (Prawa osób, których dane dotyczą)

W odniesieniu do Danych Użytkownika, których Administratorem jest rentadmin, przysługują Ci m.in. następujące prawa (Art. 15-22 RODO):

Prawo dostępu do swoich danych.
Prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych.
Prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”).
Prawo ograniczenia przetwarzania danych.
Prawo przenoszenia danych.
Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie.

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Uwaga dotycząca Danych Najemców: W przypadku żądań kierowanych przez osoby trzecie, np. Twoich najemców, w pierwszej kolejności to Ty jako ADO musisz podjąć decyzję o sposobie realizacji żądania. rentadmin jako Procesor udzieli Ci w tym niezbędnej pomocy technicznej.

7. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O wszelkich zmianach Użytkownicy zostaną powiadomieni poprzez publikację nowej wersji Polityki Prywatności w Usługach oraz – w przypadku istotnych zmian – poprzez wysłanie stosownej informacji na adresy e-mail zarejestrowanych Użytkowników.

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (UPPDO)

(Stanowiąca integralną część Regulaminu Usług Serwisu i Aplikacji rentadmin.pl)

Niniejsza Umowa reguluje powierzenie przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

§ 1. Strony Umowy

Administrator Danych Osobowych (ADO): Użytkownik Serwisu/Aplikacji rentadmin.pl – (szczegółowa definicja w Regulaminie).
Podmiot Przetwarzający (Procesor): PPH i U Meteor Sp. z o.o. (szczegółowe dane w sekcji 1.2 Polityki Prywatności).

§ 2. Przedmiot, Czas Trwania i Cel Powierzenia

Powierzenie następuje w celu **wyłącznej realizacji Usługi Głównej** (techniczne umożliwienie ADO zarządzania najmem, w tym wprowadzania, przechowywania, synchronizowania i prezentowania danych najemców/klientów w ramach Serwisu i Aplikacji). Powierzenie następuje na czas obowiązywania umowy o świadczenie Usługi Głównej (Regulaminu Usług).

§ 3. Zakres Danych Osobowych

Powierzone dane osobowe obejmują dane zwykłe, w szczególności: Dane Najemców/Klientów ADO, takie jak Imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres, adres e-mail, numer telefonu), numer rachunku bankowego, numer PESEL/NIP/dowodu tożsamości (jeśli ADO zdecyduje się je wprowadzić) oraz historia płatności i rozliczeń. Kategorie Osób, których Dane Dotyczą: Osoby fizyczne będące najemcami, klientami lub kontrahentami ADO.

§ 4. Obowiązki i Oświadczenia ADO (Użytkownika)

ADO oświadcza i zobowiązuje się, że posiada **właściwą podstawę prawną** do przetwarzania powierzanych danych oraz że wypełnił i będzie wypełniał **obowiązek informacyjny** (Art. 13 i 14 RODO) wobec osób, których dane dotyczą.

§ 5. Obowiązki i Zobowiązania Procesora (rentadmin)

Procesor zobowiązuje się, że:

Przetwarza powierzone dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie ADO.
Wdroży odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku (np. szyfrowanie, pseudonimizacja).
W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, Procesor **bez zbędnej zwłoki zgłasza je ADO**.
Po zakończeniu świadczenia Usługi Głównej (usunięciu konta), Procesor, zależnie od decyzji ADO, **usuwa lub zwraca** mu wszelkie powierzone dane osobowe, chyba że prawo wymaga przechowywania tych danych.

§ 6. Dalsze Powierzenie (Podpowierzenie)

ADO wyraża ogólną, pisemną zgodę na korzystanie przez Procesora z usług innych podmiotów przetwarzających (Podprocesorów) w celu realizacji Usługi Głównej (np. dostawcy usług hostingowych). Procesor zobowiązuje się do nałożenia na Podprocesora tych samych obowiązków ochrony danych. Aktualna lista Podprocesorów jest dostępna w Polityce Prywatności lub na żądanie ADO.

§ 7. Audyty

ADO lub upoważniony przez niego audytor ma prawo do przeprowadzania audytów i inspekcji u Procesora, na koszt ADO, w celu sprawdzenia zgodności przetwarzania danych z RODO i niniejszą Umową, po wcześniejszym (co najmniej 14-dniowym) pisemnym uzgodnieniu terminu.